Accueil et secrétariat (H/F)
Conditions de l’emploi
- En article 60 via un CPAS
- Engagement au plus tard le 20 février 2023
- A temps plein
Mission de la fonction
La personne responsable de l’accueil et du secrétariat a pour mission de répondre de manière adéquate, agréable et efficiente aux contacts en première ligne avec les personnes extérieures à l’association, aux besoins de soutien administratif de l’équipe, et aux besoins de la vie quotidienne du bâtiment.
Objectifs
Le/la responsable de l’accueil et du secrétariat a pour objectifs que :
- Les personnes qui contactent l’association soient bien reçues, informées et orientées ;
- Les informations entrantes soient réorientés adéquatement et rapidement, et que les informations sortantes soient bien adressées, également de manière adéquate et dans les délais indiqués ;
- Les informations centralisées à l’accueil, formellement et informellement, soient bien relayées et alimentent une adaptation des procédures d’accueil et de fonctionnement ;
- Les espaces soient disponibles et accueillants pour les cours, réunions ou autres événements.
Tâches principales
Le/la personne chargée de l’accueil et du secrétariat est responsable de :
Accueil
- Accueillir, informer, renseigner et orienter le public en face à face ou au standard téléphonique ;
- Organiser l’espace d’accueil et d’information ;
- Gérer les salles, le matériel de projection et autres : réservations, préparations, remises en ordre, …
Secrétariat
- Gérer le courrier entrant : tri, réponse ou transmission ;
- Gérer certains courriers sortants : mailings, invitations, …
- Gérer les photocopies massives : cours, documents de réunions,…
- Apporter un soutien aux tâches administratives de l’association ou/et de l’équipe, par exemple :
- Gérer la compilation et la mise à jour de la base de données des contacts
- Faire remplir quotidiennement les feuilles de présence par les stagiaires et les transmettre à la responsable administrative des stagiaires
- Contribuer activement au classement et à l’archivage ;
Soutien logistique
- Préparer et prendre en charge les achats généraux de fonctionnement et d’activité : alimentation, papeterie, fournitures de bureau, …
- Gérer les stocks et flux de ces biens ;
- Gérer les véhicules de l’asbl : papiers, entretiens, contrôle technique, …
- Assurer que les conditions de la propreté du bâtiment soient réunies (matériel d’entretien, …) ;
- Contribuer à l’entretien et l’organisation du bâtiment, d’initiative et en bonne coordination avec l’équipe : bon fonctionnement général, identification des problèmes, prise de certains contacts avec les fournisseurs ou corps de métier,…
- Soutien à des événements, internes ou externes, selon les besoins de leur organisation.
Transversalement
- Veiller à ce que les éléments nécessaires à l’exécution des différentes tâches soient disponibles.
- Dans la limite des compétences et du temps de travail, vous vous efforcez d’apporter un soutien dans les différentes demandes qui émanent de l’équipe.
Principales relations de travail
La personne responsable de l’accueil et du secrétariat travaille sous la responsabilité directe du responsable administratif et financier, en étroite collaboration avec l’équipe du pôle support, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe.
| Avec qui ? | Sur quoi ? | |
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· le responsable administratif et financier · le pôle support · tous les travailleurs · la direction et responsable communication |
· organisation du travail · partage du travail · courriers, copies, gestion des salles et réunions, gestion des stocks, événements, archivage · présence des stagiaires |
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· fournisseurs de biens · fournisseurs de services · candidats stagiaires · partenaires |
· certains achats courants · certains travaux · infos sur formation · collaboration |
Résultats attendus, procédures, outils et modalités pratiques seront précisés progressivement.
Lieu de travail
- Crabe A.S.B.L. , 23a Rue Sergent Sortet 1370 Jodoigne
Contacts
Envoyer proposition, lettre de motivation et CV à recrutement@crabe.be avec la communication « Accueil et secrétariat » ou contacter au 0479 82 40 02.
